Jeder Anruf wegen eines Termins unterbricht die Arbeit, und abends um zehn ruft niemand mehr an. Genau dann würden viele Kunden aber gern einen Termin ausmachen. Eine Online-Terminbuchung klingt nach der naheliegenden Lösung. Ob sie es für Sie ist, hängt davon ab, wie Ihre Termine heute zustande kommen.
Feste Buchung oder Anfrage?
Die wichtigste Frage kommt vor jeder Technik: Kann ein Kunde sofort verbindlich buchen, oder müssen Sie vorher wissen, worum es geht?
- Feste Buchung passt, wenn Termine gleich lang und gut planbar sind, etwa beim Friseur, in der Nachhilfe oder beim Erstgespräch. Der Kunde sieht freie Zeiten, wählt eine aus und bekommt sofort eine Bestätigung.
- Terminanfrage passt, wenn Sie erst einschätzen müssen, was zu tun ist und wie lange es dauert. Das gilt für die meisten Handwerksbetriebe und viele Dienstleister. Der Kunde schlägt Wunschtermine vor, Sie bestätigen.
Eine feste Buchung für Aufträge, die sich vorher nicht einschätzen lassen, erzeugt am Ende mehr Telefonate, als sie spart.
Drei Wege zur Online-Buchung
- Das Kontaktformular mit Wunschtermin. Die einfachste Lösung: ein Formular mit Feldern für zwei oder drei Wunschtermine und eine kurze Beschreibung. Keine monatlichen Gebühren, und für viele Betriebe reicht das völlig. Wichtig ist nur, dass die Anfragen zuverlässig ankommen. Mehr dazu in Ihr Kontaktformular kostet Sie Kunden.
- Ein fertiger Buchungsdienst. Anbieter wie Calendly, SimplyBook.me oder Microsoft Bookings, für Arztpraxen etwa Doctolib, liefern Kalender, Bestätigungen und Erinnerungen. Viele haben einen kostenlosen Einstiegstarif. Der Dienst wird als Fenster in die Website eingebunden oder über einen Button verlinkt.
- Ein eigenes Buchungssystem. Lohnt sich, wenn fertige Dienste an Ihren Abläufen scheitern: mehrere Räume oder Geräte, Anzahlungen, besondere Regeln oder die Anbindung an Software, die Sie schon nutzen.
Worauf Sie bei fertigen Diensten achten sollten
- Datenschutz. Der Anbieter verarbeitet Namen und Telefonnummern Ihrer Kunden. Mit ihm brauchen Sie einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und der Dienst gehört in Ihre Datenschutzerklärung. Server in der EU machen die Sache einfacher.
- Cookie-Banner. Ein eingebundenes Buchungsfenster lädt Inhalte vom Server des Anbieters. Je nach Dienst braucht es dafür vorher eine Einwilligung. Was davon Pflicht ist, steht in Cookie-Banner: was Pflicht ist und was nur nervt.
- Der Test auf dem Handy. Viele Kunden buchen vom Smartphone aus. Spielen Sie den Ablauf selbst durch, bevor Sie sich festlegen: Wie viele Schritte bis zur Bestätigung? Muss man ein Konto anlegen?
- Erinnerungen. Eine automatische Nachricht am Vortag hilft gegen vergessene Termine. Prüfen Sie, ob sie per E-Mail oder per SMS kommt und ob SMS extra kosten.
- Ein Kalender, nicht zwei. Der Dienst muss sich mit Ihrem bestehenden Kalender abgleichen. Sonst buchen Kunden Zeiten, die Sie längst vergeben haben.
Den Buchungslink überall nutzen
Ist die Buchung eingerichtet, gehört der Link nicht nur auf die Website. Bei vielen Branchen lässt sich im Google-Unternehmensprofil ein Link zur Terminbuchung hinterlegen, der direkt in der Suche erscheint. Wie Sie das Profil aufsetzen, zeigt Google Unternehmensprofil einrichten. Auch in die E-Mail-Signatur und auf die Rechnung passt er.
So machen wir es
Wir fragen zuerst, wie Ihre Termine heute entstehen, und empfehlen dann die kleinste Lösung, die reicht. Oft ist das ein gutes Anfrageformular. Passt ein fertiger Dienst besser, binden wir ihn in die Website ein und ergänzen die Datenschutzerklärung. Eigene Buchungssysteme programmieren wir, wenn Ihre Abläufe es verlangen, kalkuliert nach Umfang. Zwei Beispiele: die Website für Friseure mit fester Buchung und die Website für Handwerker mit Anfrage und Fotos. Was ein Salon auf seiner Seite braucht, erklärt unser Beitrag Friseur-Website: was Kunden vor dem ersten Termin wissen wollen.
Schreiben Sie uns kurz, wie Sie heute Termine vergeben. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, welcher Weg sich für Sie lohnt.